전자결재 시스템 도입 비용은 어떻게 산정될까

전자결재 시스템 도입 비용 산정 기본 원리

전자결재 시스템을 도입할 때 가장 먼저 확인해야 할 것은 사용자 수와 기능 범위입니다.
일반적으로 중소기업(10~50명 사용자)의 경우 초기 도입 비용이 500만 원에서 2,000만 원 선으로 형성되며, 대기업(500명 이상)으로는 1억 원을 넘을 수 있습니다.
비용 산정은 클라우드 vs 온프레미스 방식, 기본 기능 vs 커스터마이징 여부에 따라 달라집니다.
예를 들어, 클라우드 기반 시스템은 초기 비용이 낮아 월 100만 원 정도로 시작 가능하지만, 온프레미스 방식은 서버 구축비로 3,000만 원 이상 들 수 있어요.
2025년 기준으로 평균 도입 비용은 사용자 1인당 연간 10만~30만 원 정도로 추정되니, 총 사용자 수를 곱해 대략적인 예산을 잡아보세요.

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시스템 규모와 사용자 수에 따른 비용 구조

사용자 규모에 따라 비용이 급격히 변동됩니다.
아래 표를 참고해 귀사 상황에 맞춰 보세요.

사용자 수	초기 도입 비용 (평균)	월 유지비 (클라우드 기준)	예상 총 1년 비용
10~50명 (중소기업)	500만~1,500만 원	50만~150만 원	1,500만~3,000만 원
50~200명 (중견기업)	1,500만~5,000만 원	150만~500만 원	4,000만~1억 원
200명 이상 (대기업)	5,000만~2억 원 이상	500만 원~	1억 원~5억 원 이상

이 표는 2025년 국내 주요 벤더(예: 더존, 세이브시스, 에듀윌 등)의 실적 데이터를 기반으로 한 평균치입니다.
사용자 수가 많아질수록 1인당 단가가 20~40% 하락하는 경향이 있어요.
기능 추가 시(예: 모바일 결재, AI 자동승인)는 사용자당 5만 원 정도 비용이 더 붙습니다.

초기 도입 비용 상세 내역

초기 비용은 크게 라이선스비, 구현비, 교육비로 나뉩니다.
1. 라이선스비: 기본 모듈 기준 사용자 1인당 10만~20만 원.
예를 들어 30명 규모라면 300만~600만 원.
2. 구현 및 커스터마이징: 표준 시스템이라면 500만 원, 맞춤 개발 시 1,000만~3,000만 원(개발 기간 1~3개월).
3. 하드웨어/인프라: 클라우드 선택 시 0원, 온프레미스라면 서버 1,000만 원 + 네트워크 500만 원.
4. 교육 및 컨설팅: 1일 교육당 200만 원, 총 500만 원 내외.
총 초기 비용 산정 공식은 (라이선스 × 사용자 수) + 구현비 + 인프라비 + 교육비로 계산하세요.
실제 사례: 50명 중소기업이 클라우드 시스템 도입 시 총 1,200만 원(라이선스 500만, 구현 400만, 교육 300만)으로 마무리했습니다.

주의할 점은 전자결재 도입 비용 견적서에서 ‘추가 옵션 비용’을 꼼꼼히 확인하는 거예요.
문서 변환 모듈이나 보안 강화 기능이 별도 청구될 수 있습니다.

온프레미스 도입 시 서버 스펙을 과도하게 높이지 마세요.
최소 CPU 8코어, RAM 32GB, SSD 1TB로 800만 원 이내 해결 가능합니다.

연간 유지보수 및 운영 비용 분석

도입 후 연간 비용이 전체 예산의 40~60%를 차지합니다.
1. 유지보수 계약: 연간 15~25% of 초기 라이선스비.
30명 시스템이라면 100만~200만 원.
2. 클라우드 구독료: 사용자당 월 2,000~5,000원(연 24만~60만 원/인).
3. 데이터 백업 및 보안: 연 300만~1,000만 원.
4. 업그레이드: 매년 200만 원 내외.
총 연 운영비는 초기 비용의 20~30% 수준으로 유지하세요.
장기 계약(3년 이상) 시 10~15% 할인 받는 게 일반적입니다.
예산 초과를 막기 위해 첫 해 운영비를 초기 비용의 25%로 잡아두는 걸 추천해요.

비교 견적 받는 실전 팁

실제 도입 전에 1. RFP(제안요청서) 작성: 사용자 수, 필수 기능(결재 라인, 모바일 지원, 연동 시스템)을 명시.
2. 5개 이상 벤더에 배포: 무료 컨설팅 신청(대부분 1주 내 응답).
3. 견적 비교 시 총소유비용(TCO) 계산: 초기 + 3년 운영비 합산.
4. PoC(Proof of Concept) 테스트: 무료 2주 시범 운영으로 기능 검증.
이 과정을 따르면 평균 25% 비용 절감이 가능합니다.
RFP 양식은 벤더 홈페이지에서 다운로드하거나, 표준 템플릿(사용자 수, 기능 목록, 예산 범위 기입)으로 작성하세요.
견적 마감 기한은 2주로 설정하는 게 좋습니다.

견적 비교 체크리스트	확인 사항
기능 완성도	결재 워크플로우, 전자서명, 모바일 앱 지원 여부
보안 수준	ISO 27001 인증, 암호화 강도
지원 기간	24/7 고객센터, 응답 시간 4시간 이내
확장성	사용자 2배 증가 시 추가 비용

절감 전략과 추천 벤더

비용을 줄이는 핵심 전략 1. 클라우드 우선 도입: 초기 70% 절감.
2. 오픈소스 기반 시스템(예: Nextcloud 결재 플러그인) 활용: 500만 원 이내.
3. 정부 지원 사업 신청: 중소기업청 ‘디지털 전환 지원’ 사업으로 최대 5,000만 원 보조금(신청 기간: 매년 3월~5월, 대상: 상시 근로자 300인 미만).
4. SaaS 모델 선택: 더존 iCUBE(사용자당 연 15만 원), 세이브시스 SignKey(월 100만 원~), 비즈니스앤(중소 특화, 800만 원 패키지).
추천 순위: 1위 더존(안정성 높음), 2위 세이브시스(가격 경쟁력), 3위 국내 스타트업(커스터마이징 강점). 벤더 변경 시 데이터 마이그레이션 비용 1,000만 원 발생 가능하니 장기 계약하세요.

추가 절감 팁: 기존 ERP(예: 영림원)와 연동 가능한 시스템 선택으로 중복 비용 피하기.
2025년 트렌드는 AI 기반 자동 결재로, 이 기능 포함 시 초기 20% 비용 증가지만 처리 시간 50% 단축 효과 있습니다.

보조금 신청 시 필요 서류: 사업자등록증, 재무제표, 도입 계획서.
온라인 포털(supportbiz.go.kr) 통해 1개월 내 승인.
최대 50% 비용 지원 받으세요.

전자결재 시스템 도입 시 최소 예산은 얼마인가요?

10명 미만 소규모라면 클라우드 SaaS로 월 30만 원(연 360만 원)부터 가능합니다.
초기 설정비 200만 원 포함 총 500만 원 수준.

온프레미스와 클라우드 중 어떤 게 더 저렴할까?

3년 이내 사용이라면 클라우드(총 TCO 30% 저렴), 5년 이상 장기라면 온프레미스(유지비 절감).
사용자 100명 기준 클라우드 5,000만 원 vs 온프레미스 7,000만 원.

커스터마이징 비용은 어떻게 산정되나요?

기본 개발 500만 원 + 기능당 200만~500만 원.
예: 결재 라인 커스텀 300만 원, API 연동 400만 원.
사전 PoC로 정확한 견적 확인 필수.

보조금 신청 조건과 금액은?

중소기업(상시 근로 300인 미만), 디지털 전환 사업.
최대 5,000만 원(총 비용 50%).
서류: 계획서, 견적서.
매년 3~5월 접수, 심사 1개월 소요.

유지보수 계약 갱신 시 비용 인상은?

평균 연 5~10% 인상.
3년 장기 계약 시 고정 요율 협상 가능.
인상률 명시된 계약서 확인하세요.